Faktury spoza KSeF: zagraniczne, offline i OCR z poczty

Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. prawie wszyscy wystawiają je w systemie. Działy księgowości, które liczyły, że skrzynka „faktury@” przestanie być potrzebna, szybko zobaczyły, że PDF-y dalej przychodzą. Ten artykuł jest dla osób, które mają już pobieranie z KSeF (np. do Comarch ERP XL) i chcą uporządkować resztę: co przychodzi poza systemem, jak to ewidencjonować i jak zbudować proces, w którym żadna faktura nie zginie ani nie zostanie zaksięgowana dwa razy.

Kto w 2026 r. może jeszcze wystawić Ci fakturę poza KSeF

Po stronie zakupów są cztery główne źródła faktur spoza KSeF: dostawcy zagraniczni, najmniejsi podatnicy korzystający z wyjątku do końca 2026 r., kasy rejestrujące oraz faktury z trybów offline, które numer KSeF dostają z opóźnieniem.

Dostawcy zagraniczni bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce

Podmiot zagraniczny, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie musi wystawiać faktur w KSeF. Może jednak korzystać z systemu dobrowolnie. Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach o KSeF 2.0 przypomina też, że KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Faktura za licencję, reklamę w zagranicznym serwisie czy towar z innego kraju UE przyjdzie więc mailem albo trzeba ją pobrać z portalu dostawcy.

Inaczej jest, gdy zagraniczny dostawca ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży. Wtedy co do zasady obejmuje go obowiązek KSeF.

Najmniejsi podatnicy do 31.12.2026

Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł (zasady obowiązywania KSeF). To np. mały serwis, lokalny wykonawca czy jednoosobowa firma doradcza. Od 1 stycznia 2027 r. oni także przechodzą do KSeF (etapy wdrożenia).

Tryby offline24, niedostępność KSeF i awaria

Faktura z trybu offline jest fakturą ustrukturyzowaną, która trafia do KSeF później. Terminy wg tabeli trybów MF:

Firma z NIP może dostać od sprzedawcy PDF z dwoma kodami QR (OFFLINE i CERTYFIKAT), zanim faktura dostanie numer KSeF. Dla niej to potwierdzenie transakcji, a nie faktura. Fakturę otrzymuje dopiero w dniu nadania numeru, zwykle następnego dnia roboczego, a przy awarii do 7 dni roboczych po jej zakończeniu. Takiego PDF-a nie księguj i nie odliczaj z niego VAT, tylko połącz go z wersją z KSeF. To typowe źródło podwójnych faktur w obiegu.

Kasy rejestrujące i paragony z NIP

Według broszury MF o znacznikach JPK_VAT faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony z NIP uznane za faktury uproszczone mogą funkcjonować poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. paragon z NIP nadal będzie można wystawić, ale nie będzie już fakturą uproszczoną.

Jak oznaczyć w JPK_VAT fakturę zakupu spoza KSeF?

Faktura z numerem KSeF trafia do ewidencji z tym numerem. Faktura otrzymana poza KSeF dostaje oznaczenie BFK, faktura z awarii bez numeru oznaczenie OFF, a faktura z offline24 lub z okresu niedostępności, która w dniu przesłania ewidencji nie ma numeru, oznaczenie DI. Zestawienie poniżej opiera się na wersji 1.1 broszury MF dla ewidencji zakupu.

Zanim sięgniesz po tabelę, pamiętaj o dacie otrzymania. Nabywca z NIP otrzymuje fakturę z offline24 i z niedostępności KSeF w dniu nadania jej numeru. Przy awarii datą otrzymania jest wcześniejsza z dwóch dat: otrzymania faktury poza KSeF albo nadania numeru.

Faktury od podatników zwolnionych z KSeF i z awarii całkowitej zestawienie zakupowe wymienia tylko w części sprzedażowej. BFK wynika dla nich z ogólnej definicji w broszurze: „otrzymanie faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur”.

Faktury zagraniczne: BFK czy DI

Ministerstwo zmieniało tu zdanie. W wersji 1.1 broszury z 2026 r. faktury dokumentujące WNT i import usług oznacza się BFK, a import towarów, także rozliczany na zasadach art. 33a, przeniesiono do DI. Jeśli Twój system księgowy ma regułę ustawioną według pierwszej wersji, sprawdź ją.

Gdy faktura dostanie numer KSeF później

Dla oznaczenia OFF broszura mówi wprost, że po nadaniu numeru KSeF nie ma obowiązku korygowania ewidencji. Dla DI przy offline24 i niedostępności broszura w części sprzedażowej każe po uzyskaniu numeru zamienić oznaczenie na numer KSeF. Część zakupowa tego nie rozstrzyga, więc regułę ustal z księgowym.

Druga rura: skrzynka e-mail z fakturami

Faktury spoza KSeF prawie zawsze przychodzą pocztą. Dlatego skrzynka, na którą dostawcy je wysyłają, powinna być źródłem danych na tych samych prawach co KSeF, a nie folderem, który ktoś przegląda raz w tygodniu.

Co realnie przychodzi mailem

• PDF wygenerowany z programu do faktur, z warstwą tekstową,
• skan albo zdjęcie papierowej faktury, bez warstwy tekstowej,
• archiwa ZIP, RAR i 7z z kilkoma fakturami naraz,
• wizualizacje faktur z KSeF z kodem QR, czyli dokumenty, które już masz w systemie,
• faktury wpisane w treść wiadomości albo dostępne tylko pod linkiem,
• dokumenty, które nie są fakturami: oferty, potwierdzenia zamówień, monity, newslettery.

OCR klasyczny czy OCR z modelem AI

Niezależnie od narzędzia odczyt trzeba sprawdzić regułami, zanim faktura pójdzie dalej. Model AI przyspiesza odczyt, ale nie zwalnia z kontroli. Inne są dla faktur krajowych, a inne dla zagranicznych.

Faktura krajowa:

• suma kontrolna NIP i porównanie NIP oraz rachunku z wykazem podatników VAT (biała lista),
• netto plus VAT równa się brutto w każdej stawce i na całej fakturze,
• data wystawienia zestawiona z datą maila.

Faktura zagraniczna:

• numer VAT-UE dostawcy sprawdzony w VIES (zagraniczny dostawca nie ma polskiego NIP ani rachunku na białej liście),
• brak polskiego VAT na fakturze przy WNT i imporcie usług: VAT rozlicza nabywca, więc stawka 0% albo adnotacja „reverse charge” nie jest błędem odczytu i kontrola nie powinna jej odrzucać,
• waluta i kurs do przeliczenia. Zasady przeliczania i rozliczenia odwrotnego obciążenia ustal z księgowym na podstawie przepisów i wyjaśnień MF.

Spam i dokumenty, które nie są fakturami

Na adres do faktur trafia też zwykła korespondencja i spam. Klasyfikację „faktura czy nie” warto zrobić przed OCR, bo tańsza i szybsza jest odrzucona wiadomość niż odczytany i poprawiony dokument.

Jak połączyć fakturę z poczty z wersją z KSeF?

Fakturę z poczty łącz z fakturą z KSeF po znormalizowanym numerze faktury i NIP sprzedawcy. Te, które nie mają pary, sprawdzaj ponownie przy każdym kolejnym pobraniu z KSeF, bo faktura offline może dotrzeć tam później. Do ERP przekazuj jedną pozycję.

Lista kontrolna dopasowania:

1. Znormalizuj numer: wielkie litery, bez spacji, uwaga na zera wiodące i różne separatory („FV/12/10/2026” i „FV 12/10/2026” to ta sama faktura).
2. Potwierdź parę NIP-em sprzedawcy, zwłaszcza przy krótkich numerach typu „1/10/2026”: dwóch dostawców może mieć identyczną numerację.
3. Faktura bez pary dostaje status „tylko z poczty” i wraca do porównania przy następnym pobraniu z KSeF.
4. Gdy para się znajdzie, fakturą w obiegu zostaje wersja z KSeF, a PDF z poczty jest do niej załącznikiem.
5. Gdy automat nie jest pewien, człowiek łączy dokumenty ręcznie, a decyzja zostaje w historii.

Jeśli sprzedawca wystawił fakturę w KSeF, fakturą jest dokument w KSeF. PDF wysłany mailem jest wizualizacją, powinien mieć kod QR z numerem KSeF i musi odzwierciedlać dane z systemu (MF: wystawianie i otrzymywanie faktur). Dla faktury spoza KSeF, np. od dostawcy zagranicznego, dokumentem źródłowym pozostaje PDF lub papier.

Typowe błędy:

• księgowanie PDF-a z offline24 „od ręki”, a potem drugi raz wersji z KSeF,
• dopasowanie tylko po kwocie (dwie faktury abonamentowe na tę samą kwotę to nie ta sama faktura),
• jednorazowe porównanie przy odbiorze maila, bez ponownego sprawdzania,
• osobny obieg akceptacji dla faktur z poczty, przez co ta sama faktura trafia do dwóch osób.

Czy KSeF oznacza koniec OCR?

Nie w 2026 r. i nie całkiem w 2027 r. Po 1 stycznia 2027 r. znikną faktury od najmniejszych podatników i z kas rejestrujących, więc strumień PDF-ów się zmniejszy. Zostaną faktury od dostawców zagranicznych, dokumenty z awarii całkowitej i dokumenty, które nie są fakturami, a też trzeba je ewidencjonować.

Zmienia się rola OCR. Kiedyś był głównym wejściem danych, a teraz obsługuje wyjątki. Mniej dokumentów oznacza, że wyższa jakość odczytu jest ważniejsza niż przepustowość, a dopasowanie do KSeF jest ważniejsze niż sam odczyt.

Proces docelowy w jednym diagramie

KSeF (XML, harmonogram) ──┐
                          ├─► dopasowanie i deduplikacja
Poczta (PDF, ZIP, skany) ─┘     (numer + NIP sprzedawcy)
   │                                  │
   └─ OCR + AI, kontrole              ▼
      NIP, sum, białej listy    kategoryzacja (towar,
                                koszt, usługa, MPK)
                                      │
                                      ▼
                                akceptacja według MPK
                                      │
                                      ▼
                                dokument w ERP
                                (z numerem KSeF, jeśli jest)

Najważniejsza zasada: obie rury wpadają do jednego obiegu. Kategoryzacja, akceptacja i eksport do ERP nie powinny zależeć od tego, skąd przyszła faktura. Szczegóły akceptacji opisujemy w artykule o obiegu faktur kosztowych z KSeF i akceptacji według MPK, a eksport do ERP w tekście o imporcie faktur z KSeF w Comarch ERP XL.

Jak to robimy w Panelu firmowym

W Panelu firmowym, wdrożonym w firmie z branży hurtowej, obie rury działają obok siebie:

• harmonogram pobiera z KSeF 2.0 faktury zakupowe z pełnym XML,
• moduł pocztowy czyta skrzynkę z fakturami, rozpakowuje archiwa ZIP, RAR i 7z i odczytuje PDF-y: najpierw warstwę tekstową, a skany przez OCR i modele AI,
• każda faktura z poczty jest porównywana z KSeF po znormalizowanym numerze faktury i NIP sprzedawcy, a te bez pary są sprawdzane ponownie przy kolejnych przebiegach, więc faktura offline, która trafi do KSeF później, sama połączy się z wersją z poczty; dodatkowo panel sprawdza, czy taki dokument nie istnieje już w Comarch ERP XL (po numerze obcym i NIP), i wykrywa ten sam załącznik przysłany drugi raz,
• gdy automat nie znajdzie pary, można połączyć dokumenty ręcznie albo ponowić odczyt,
• spam i dokumenty niebędące fakturami są wykrywane i odkładane na bok,
• NIP sprzedawcy jest sprawdzany w GUS, a faktury z poczty można przypisywać osobom i komentować z @wzmiankami,
• faktura spoza KSeF, np. od dostawcy zagranicznego, po przeniesieniu do obiegu jednym przyciskiem (z wyborem kategorii i MPK) przechodzi tę samą akceptację według MPK i eksport do Comarch ERP XL.

Używane narzędzia (m.in. Mistral OCR, modele Claude i Gemini, n8n) opisujemy w technologiach i integracjach.

Samą automatyzację odczytu faktur z poczty, bez pełnej integracji KSeF, opisujemy na stronie automatyzacje AI.