Integracja sklepu z ERP: Magento, BaseLinker i Comarch

Zamówienie wpada do sklepu, ktoś przepisuje je do ERP, magazyn wydaje towar, a stan w sklepie aktualizuje się „jak ktoś znajdzie chwilę”. Przy kilku zamówieniach dziennie to tylko uciążliwe. Przy kilku kanałach sprzedaży, marketplace’ach i klientach B2B kończy się sprzedażą towaru, którego nie ma, i fakturami poprawianymi ręcznie.

Ten poradnik jest dla e-commerce managerów, właścicieli sklepów i hurtowni ze sprzedażą online. Wyjaśniamy, co powinno płynąć w którą stronę, czym różnią się trzy modele integracji, na co uważać w Magento i BaseLinkerze, co zmienia KSeF i jakie pytania zadać dostawcy integratora.

Mapa przepływów: co płynie w którą stronę

Krótko: sklep i marketplace’y są źródłem zamówień, ERP jest źródłem stanów, cen i dokumentów. Zanim wybierzesz narzędzie, rozpisz każdy obiekt na kierunek i system nadrzędny.

Ze sklepu i marketplace’ów do ERP

• Zamówienia z pozycjami, rabatami, kosztem dostawy i formą płatności.
• Klienci: dane do faktury, NIP, adres dostawy. Kluczowe jest wyszukanie istniejącego kontrahenta w ERP po NIP lub e-mailu zamiast zakładania nowego przy każdym zamówieniu.
• Płatności: informacja, że zamówienie jest opłacone, z identyfikatorem transakcji. Bez niej dział finansów rozlicza wpłaty ręcznie.

Z ERP do sklepu

• Stany: z magazynów przypisanych do kanału. Stan dostępny (fizyczny minus rezerwacje) jest właściwy dla kanałów, które nie mają własnych rezerwacji, np. hub albo feed. Do Magento z Inventory Management wysyła się stan fizyczny źródła, a od ERP odejmuje się tylko rezerwacje z innych kanałów (szczegóły niżej).
• Ceny i cenniki: cena katalogowa, promocje, ceny dla grup klientów B2B.
• Statusy: przyjęte, w realizacji, wysłane, anulowane, a także numer przesyłki.
• Dokumenty: faktura lub paragon, korekty, czasem dokument WZ.

Źródło prawdy dla każdego obiektu

Najczęstsza przyczyna problemów nie leży w technologii, tylko w tym, że ten sam obiekt jest edytowany w dwóch miejscach. Cena zmieniona w panelu sklepu zostaje nadpisana przy następnej synchronizacji z ERP, a opis poprawiony w ERP nadpisuje lepszy opis ze sklepu. Spisz w jednej tabeli: produkt (kartoteka), opis i zdjęcia, stan, cena, klient, zamówienie, dokument. Przy każdym wskaż system nadrzędny i zablokuj edycję w pozostałych.

Trzy modele integracji

Krótko: gotowy integrator to najszybszy start przy typowym procesie. Hub (np. BaseLinker) porządkuje wiele kanałów sprzedaży, ale z ERP i tak łączy go integrator. Integracja dedykowana daje pełną kontrolę tam, gdzie standard się kończy.

Gotowy integrator

Program lub usługa dla konkretnej pary: sklep–ERP albo BaseLinker–ERP. Dla BaseLinkera integracje z programami ERP, takimi jak Comarch ERP XL i Comarch Optima, dostarczają firmy zewnętrzne (na stronie integracji z XL Base.com zaznacza, że nie tworzy własnych integratorów tego typu). Odpowiedzialność za działanie, aktualizacje i wsparcie leży więc po stronie dostawcy integratora, a nie platformy.

Hub lub middleware

BaseLinker zbiera zamówienia z Allegro, sklepu i innych marketplace’ów, a do ERP przekazuje je integrator. To dobre rozwiązanie, gdy kanałów jest dużo, a ERP ma przyjmować zamówienia tylko z jednego miejsca.

Własny hub na n8n albo własnej usłudze, który przyjmuje webhooki ze sklepu, kolejkuje operacje i zapisuje je w ERP, to w praktyce wariant integracji dedykowanej. Nie płacisz abonamentu integratora, ale utrzymujesz własne przepływy, a kolejkę, ponowienia, ochronę przed duplikatami i obsługę marketplace’ów trzeba zbudować samemu.

Integracja dedykowana

Połączenie bezpośrednio przez API ERP, bazę danych lub pliki wymiany. Comarch ERP XL ma do tego własne API, opisane w dokumentacji XL017 – Wykorzystanie API ERP XL, przez które dokumenty zakłada się zgodnie z logiką programu, a nie wpisem bezpośrednio do tabel.

Magento (Adobe Commerce) a ERP: specyfika

Krótko: w Magento trzeba odróżnić stan fizyczny w źródłach od ilości możliwej do sprzedaży. ERP powinien aktualizować źródła, a operacje masowe warto wysyłać asynchronicznie.

Wiele magazynów, rezerwacje i ceny B2B

Moduł Inventory Management w Magento dzieli zapasy na źródła (magazyny, punkty) i stany przypisane do kanałów sprzedaży (Stocks and sources). Ilość do sprzedaży Magento liczy sam: sumuje ilości ze źródeł i odejmuje rezerwacje z niewysłanych zamówień (Source algorithms and reservations). Typowy błąd: integrator wysyła do Magento stan już pomniejszony o rezerwacje z ERP, a Magento odejmuje swoje rezerwacje drugi raz. Ustal więc, które rezerwacje liczy ERP, a które sklep: do Magento wysyłaj stan fizyczny źródła, a od ERP odejmuj tylko rezerwacje z innych kanałów, nie z zamówień tego sklepu.

Ceny B2B to osobny temat. Adobe Commerce z modułem B2B ma wspólne katalogi z cenami dla konkretnych firm (Shared catalog overview). Jeśli ceny indywidualne są wyliczane w ERP, przenoszenie każdej kombinacji klient–produkt do sklepu szybko przestaje się opłacać. Wtedy często lepiej działa osobny panel B2B, który pyta o cenę bezpośrednio system z cennikami. Piszemy o tym w artykule panel B2B dla hurtowni: gotowa platforma czy panel na zamówienie?

Kolejki zamiast synchronizacji „na żywo za wszelką cenę”

REST API Magento ma endpointy asynchroniczne i masowe: żądanie trafia do kolejki komunikatów, dostaje identyfikator, a konsument przetwarza je po kolei. Dla tysięcy zmian cen i stanów to lepsze niż seria pojedynczych wywołań. Ta sama zasada obowiązuje w drugą stronę: zamówienie, którego nie da się w danej chwili zapisać w ERP, ma czekać w kolejce z ponowieniem, a nie zniknąć z błędem w logu.

BaseLinker a Comarch ERP XL, Optima i Subiekt

Krótko: z Comarch ERP XL i Optimą BaseLinkera łączą integratory firm zewnętrznych. Dla Subiekta GT i nexo Base.com ma własne narzędzie Base Bridge. W każdym przypadku sprawdź nie tylko zamówienia i stany, ale też dokumenty, korekty i zwroty.

Co zwykle obsługują integratory, a czego szukać

Strony integracji w katalogu Base.com wymieniają zwykle import zamówień do ERP, synchronizację stanów, cen i danych produktów oraz tworzenie dokumentów sprzedaży. Dla Subiekta Base.com udostępnia Base Bridge w ramach abonamentu, a obok niego działają integratory firm zewnętrznych (Subiekt nexo PRO). Różnice między dostawcami wychodzą w szczegółach:

• czy korekta i zwrot w BaseLinkerze tworzą korektę w ERP, czy trzeba ją wystawić ręcznie,
• czy integrator rozpoznaje istniejącego kontrahenta po NIP,
• jak mapuje formy płatności, metody dostawy i stawki VAT,
• co robi przy różnicach w zaokrągleniach, gdy sklep liczy od cen brutto, a ERP od netto,
• czy przekazuje do ERP numer przesyłki i informację o opłaceniu.

Allegro, InPost i płatności w jednym przepływie

Największa korzyść z huba pojawia się, gdy zamówienie z Allegro, etykieta InPost i status płatności łączą się w jednym rekordzie. Warunek: ERP musi dostać zamówienie z identyfikatorem źródła, żeby zwrot z Allegro dało się powiązać z właściwym dokumentem, a nie szukać go po nazwisku klienta.

KSeF w e-commerce

Krótko: faktury dla firm z NIP wystawia się w KSeF, a do konsumentów jest to dobrowolne. Najważniejsza decyzja techniczna: który jeden system wysyła faktury do KSeF.

Faktury sprzedaży: B2B i konsumenci

Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają firmy ze sprzedażą ponad 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy (MF: etapy wdrożenia). Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Poza KSeF mogą też jeszcze powstawać faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (MF: poniżej 10 000 zł). Według Ministerstwa Finansów wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne (Konsumenci i osoby fizyczne).

W praktyce sklep musi rzetelnie zbierać NIP i dane firmy przy zamówieniu, bo od nich zależy, czy faktura musi trafić do KSeF. Dokument „faktura” w panelu sklepu to zwykle zapis w sklepie, a nie e-faktura. Do KSeF wysyła ją system, który ją wystawia: ERP, program do fakturowania albo BaseLinker.

Wiele sklepów wysyła klientom firmowym PDF faktury z modułu sklepu albo w mailu. Dla nabywcy z NIP fakturą jest dokument w KSeF, a kopia przekazana poza KSeF musi być wizualizacją z kodem weryfikującym QR i numerem KSeF. Szablon „faktura” w Magento czy WooCommerce trzeba więc wyłączyć dla klientów z NIP albo zastąpić dokumentem z ERP lub BaseLinkera.

Według pomocy Base.com integracja BaseLinkera z KSeF (stan na październik 2026 r.) wysyła tylko dokumenty wystawione w Base.com, obsługuje faktury zwykłe i korekty (zaliczkowe, końcowe i VAT-marża są zapowiedziane jako „wkrótce”) i nie pobiera faktur kosztowych. Base.com prosi też o korzystanie z jednego kanału wysyłki, żeby faktury nie zdublowały się w KSeF. Jeśli faktury wystawia ERP, wysyłka z BaseLinkera powinna być wyłączona.

Faktury zakupowe od dostawców i hurtowni

Od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców z KSeF odbiera każda firma. Skoro i tak przychodzą jako ustrukturyzowane dane, można je automatycznie dopasować do zamówień zakupu i przyjęć. Opisujemy to w artykułach o obiegu faktur kosztowych z KSeF i o imporcie faktur z KSeF w Comarch ERP XL.

Lista kontrolna przed wyborem integracji

Krótko: zanim podpiszesz umowę, poproś dostawcę o test na Twoich danych i odpowiedzi na poniższe pytania na piśmie.

Zamówienia i klienci

1. Jak często zamówienia trafiają do ERP i czy można to przyspieszyć dla wybranych kanałów?
2. Co się stanie, gdy ERP będzie niedostępny przez godzinę?
3. Jak zabezpieczacie się przed podwójnym zapisem tego samego zamówienia?
4. Jak rozpoznajecie istniejącego kontrahenta (NIP, e-mail, oba)?
5. Jak mapujecie formy płatności, dostawy i stawki VAT?
6. Co z rabatami na całe zamówienie i różnicami zaokrągleń?

Stany i ceny

7. Jakie rezerwacje odejmujecie od stanu i czy sklep nie odejmuje ich drugi raz?
8. Z których magazynów i czy da się je przypisać do kanałów osobno?
9. Jak często aktualizujecie stany i czy tylko te, które się zmieniły?
10. Czy obsługujecie ceny dla grup klientów i cenniki B2B?
11. Który system jest nadrzędny dla produktów, a który dla opisów i zdjęć?

Dokumenty i KSeF

12. Jakie dokumenty powstają w ERP: faktura, paragon, WZ, zamówienie?
13. Czy korekty i zwroty tworzą dokumenty automatycznie?
14. Który system wysyła faktury do KSeF i jak numer KSeF wraca do zamówienia?
15. Czy numer przesyłki i status trafiają z powrotem do sklepu i marketplace’u?

Utrzymanie

16. Gdzie widać błędy synchronizacji i kto dostaje powiadomienie?
17. Czy można ponowić pojedynczą operację bez ingerencji serwisu?
18. Jak szybko wspieracie nową wersję ERP, sklepu lub API marketplace’u?
19. Czy jest środowisko testowe i dziennik zmian każdej operacji?
20. Co się dzieje z danymi i konfiguracją, gdy zrezygnujemy z usługi?

Kiedy postawić na integrację dedykowaną

Krótko: gdy na pytania z listy kontrolnej najczęściej słyszysz „nie” albo „wymaga obejścia”, a obejścia ktoś wykonuje ręcznie każdego dnia.

Typowe sygnały: indywidualne ceny i warunki dla klientów B2B, kilka magazynów i oddziałów z różnymi zasadami rezerwacji, nietypowe dokumenty w ERP, konieczność wysyłania stanów do partnerów i porównywarek, a także sytuacja, w której integrator działa, ale nikt nie wie, co zrobić, gdy coś utknie.

Co z tego stosujemy w Panelu firmowym

Nasz Panel firmowy, wdrożony w firmie z branży hurtowej, pracuje na danych z Comarch ERP XL i platformy B2B:

• dane z XL są synchronizowane do bazy panelu cyklicznie, co kilka minut, więc praca zespołu nie obciąża ERP każdym zapytaniem,
• feedy produktowe (Google XML i CSV dla partnerów) dostają stan dostępny z XL: stan z wybranych magazynów minus aktywne rezerwacje, z dopasowaniem produktów po kodzie i EAN,
• każde wygenerowanie feedu zostaje w historii, z liczbą dopasowanych i niedopasowanych pozycji oraz zmianami stanów względem poprzedniego przebiegu,
• panel jest połączony z platformą B2B e-commerce (zamówienia, klienci, katalog) i przyjmuje zdarzenia z innych systemów przez webhooki,
• dokumenty zakupu powstają w XL z kolejką ponowień, więc chwilowa awaria połączenia z ERP nie gubi operacji.

Zamówienia sprzedaży realizują platforma B2B i ERP. Panel ich nie przepisuje i nie wystawia faktur sprzedaży.

Sklepy na Magento, WooCommerce, Shopify i PrestaShop oraz BaseLinker, Allegro i InPost znamy z wdrożeń u klientów. Pełna lista systemów jest na stronie technologie i integracje. Jeśli w Twoim przypadku integracja ma też odciążyć zespół od ręcznej obsługi zamówień i poczty, zajrzyj do automatyzacji AI, a jeśli zaczynasz od KSeF, do integracji KSeF z Comarch.

Masz pytanie o swój przypadek? Napisz do nas. Zaczynamy od bezpłatnej konsultacji.